PENTINGNYA SURAT TANDA TERIMA DALAM ADMINISTRASI

Sedikit berbagi pengalaman kerja yang berkaitan dengan administrasi. Hal ini bisa diterapkan dalam kehidupan sehari-hari kita. Saat saya pertama kali mulai menginjak dunia kerja di perusahaan beberapa tahun yang lalu, atasan selalu mengingatkan untuk membuat tanda terima yang sudah ditandatangani setelah melakukan transaksi atau kesepakatan dengan rekan kerja, klien atau pun pihak lainnya. Hal ini terlihat sangat sepele namun memiliki pengaruh yang sangat besar, jika saat ini tidak berguna namun waktu yang akan datang saat terjadi masalah yang berkaitan maka tanda terima ini sangat bermanfaat, bahkan bisa membantu kita untuk memecahkan masalah dari hal-hal yang tidak diinginkan.

Pada awalnya saya berpikir tidak ada gunanya untuk mengisi surat tanda terima, karena pemikiran freshgraduate seerti saya saat itu adalah semua karyawan yang bekerja diperusahaan besar adalah orang yang jujur, berkomitmen dan dapat dipercaya. Namun setelah terjadi suatu masalah yang tidak dapat diselesaikan dengan pemikiran tersebut akhirnya saya membiasakan diri untuk menggunakan surat tanda terima setelah bertransaksi.

Setiap perusahaan memiliki format surat berbeda-beda yang sudah ditetapkan. Namun jika tidak ada kita pun bisa membuat form sendiri sebagai alat bantu kita dalam hal bertransaksi, dan jika ingin digeneralisasikan maka harus ada izin dari perusahaan. Surat tanda terima sangat membantu kita saat terjadi masalah atau konflik yang berkaitan dengan penerimaan dan penyerahan barang. Surat ini juga dapat digunakan sebagai pengingat untuk melakukan transaksi periode berikutnya. Dan sebaiknya masing-masing pihak memiliki surat atau copy-an yang sudah ditandatangani setelah transaksi itu terjadi.

Saat menyerahkan sebuah dokumen kepada rekan kerja kita untuk diproses, maka rekan kerja tersebut harus menandatangani pada kolom yang tersedia sebagai bukti bahwa dia sudah menerima sejumlah dokumen, dan rekan kerja berhak untuk melakukan pengecekan kembali. Dan kita sebagai pemberi dokumen pun wajib mencantumkan nama dan tanda tangan.

Jika surat tersebut akan kembali ke kita setelah diproses, kita harus mengisi pada form penerimaan barang/dokumen sebagai bukti bahwa kita sudah menerima kembali dokumen tersebut, sehingga jika suatu saat terjadi hal yang tidak diinginkan seperti dokumen yang hilang, maka dari surat tanda terima dapat memberikan keterangan kapan dan siapa terakhir kali menangani dokumen tersebut.  Apakah dokumen hilang akibat ketelodoran dari pihak kita atau pihak rekan yang menerima dokumen.

Kasus lain adalah saat pengecekan sejumlah barang yang masuk. Setelah melakukan sejumlah kesepakatan atau transaksi dengan pihak pengirim baik dalam hal jenis dan jumlah barang, kapan barang dikirim serta spesifikasi lainnya. Pihak luar memberikan keterangan jelas dan detail, sehingga saat barang tersebut datang, maka kita wajib melakukan cek ulang untuk melihat keakuratan dengan surat sebelumnya. Jika sudah sesuai, beri tanda tangan di kolom yang disediakan, namun jika tidak, kita bisa mengajukan komplain kepada pihak pengirim. Dan jika terjadi penyelundupan barang maka tanda terima ini sangat berguna sebagai bukti tertulis yang kuat.

Pada surat tanda terima tercantum jenis dan jumlah barang yang diserahterimakan, tanggal berapa diserahkan atau diterima, kepada siapa diserahkan, dan siapa yang menyerahkan, tujuan atau keterangan lain yang diperlukan. Hal terpenting adalah tanda tangan sebagai bukti kuat kesepakatan atau transaksi. Tanda tangan dalam surat tanda terima tidak boleh dibohongi, jika ada kecurangan maka perusahaan akan memberikan sanksi.

Surat tanda terima sebagai bentuk tertulis nyata dan pasti serta ditandatangani oleh dua belah pihak atas kesepakatan atau transaksi yang terjadi dalam serah terima barang/dokumen. Kunci utama jika terjadi kesalahan dalam transaksi/kesepakatan, bukan berarti sebagai alat untuk memojokkan pihak lain, namun sebagai alat bantu dalam memecahkan solusi jika terjadi kehilangan atau kegagalan proses. Jadi biasakan menggunakan surat tanda terima setiap melakukan transaksi baik berupa uang, barang atau pun dokumen sebagai bentuk kesepakatan penyerahan dan penerimaan barang tersebut.  

by MEYF

Read More

A WOMAN IS A MULTITASKING PERSON

Since this week I found more about woman.  In my environment, home until my work at campus. Now I write an article about woman. This is not mean for discrimination, but it just admits a woman is a beautiful and  great creature of God.

Many people know that a woman is beautiful creatures of God to be spouse of a man. She is beautiful in physically and her character. A woman was created from the rib of man, it means a woman should be treated by good and polite attitude. A woman is a great and strong creatures, but it doesn't mean to be hurt. A woman has more ability and she is multitasking person, she is able to do more activities in the same time. A woman is able to manage her schedule and how to do work properly. Even in any cases of calculations, generally a woman is powerful than a man. 

We know that a man is powerful in his job or office, but if he goes back home, he needs a woman for trivial things. A man is able to solve his problems and focus in his activity at office, but if he loses his bag when he wants to go to work, directly he asks it to his wife. When a man gets troubles, then he needs a woman to rise and get encourage him. If a man gets success, then a woman reminds him to not overact and over proud about it. 

A woman is created as a multitasking creature, even she is more capable than a man.  She can do more activity, care for a hubby and her children, manage home conditional, cooking and washing in the same time, manage family financial and even a woman is able to work outside in office without leave her duty as a wife.

In a big company, a secretary always be chosen is a woman because they realize that a woman is able to manage and do more activity and the boss needs. When a boss asks for urgently report, directly she well-done, and in the same time she must manage the schedule for her boss with client, even the phone is ringing while she does it, and she must answer it first. For a woman secretary, she is able to do busy activity, although she will get stress and pressure because of full schedule, but she can handle on it properly.

A woman is tough, she can stand in a bad condition and maybe some man will desperate when he gets in trouble in his job, and a woman always beside him and give support him to rise up. When the family's financial crash, a woman will rise to improve it, although it is not much, but it shows that a woman is capable and strong enough to rise from adversity.

A woman is different with a man when they get pressure and stress at office or other things. She is able to make social relationship with other for sharing and discuss to find a solution. But a man will not do it, he will shut himself or forget even escape from that situation. Rarely a man makes social relationship for that reason because of prestige of a man.

The greatness of a woman who had never held a man is the woman is able to provide space for a new person in her body that would be born into the world. Even a pregnant woman is able to do activity in office and homework like usual. How great a woman is. So that women deserve to be appreciated and respected. Remember that when someone came to Prophet SAW and asked who first to be honored. Then, our prophet SAW said that “Mother...Mother...Mother...and your Father”. So high degree of women to be respected. But for woman, it doesn't mean to forget that a man still has a high position as a leader in family. He will guide woman to goodness. And, woman should respectful and obedient him while he was on the Allah SWT way.

We should be grateful was born as a woman, but we are not ordinary woman, we are an amazing woman who has ability to do amazing for goodness in our environment, family and other social life. Take the most potential and talent that we have as long as we have the chance to live in this earth. If today we are a student, never waste a precious opportunity to get knowledge and  insight as well our provision in this earth and hereafter. If today we are an employee, don't waste our opportunities to develop our talents and potential in career. If today we are a child, we should never waste our opportunities to devote to our parents. If today we are a wife and a mother, we should never waste our opportunity to serve and support our family to build became sakinah, mawadah and warahmah. It's a lot of opportunity we are given by Allah SWT to be a great woman with full talent and multitasking.

The most important thing for women to have is "Education". Although people assume women will eventually just be at home as a wife and mother. But it would be incredibly if woman has high education, then she can create amazing family and amazing children. Our children is continuer of us in the future.

Hi ladies, never give up if there is gravel on the way, do not just stop here and feel comfortable with the situation if we are able to do more. And, still istikamah, striving for goodness and positive thinking. Live is too short in this world, so use optimum our potential for goodness. Ameen..

By MEYF

Read More

WANITA ITU MULTITASKING DAN KUAT

Hari ini banyak hal yang saya temukan mengenai wanita. Mulai dari lingkungan rumah sampai kampus tempat saya bekerja. Bukan bermaksud untuk diskriminasi, namun hanya mengakui bahwa wanita itu adalah makhluk terindah dan makhluk yang hebat diciptakan Tuhan.

Semua orang tahu bahwa wanita adalah makhluk terindah yang diciptakan Tuhan untuk menjadi pasangan hidup bagi pria. Dia indah baik secara fisik maupun karakternya. Wanita diciptakan dari tulang rusuk pria bagian atas, untuk itu wanita harus diperlakukan dengan baik. Wanita adalah makhluk Tuhan yang paling hebat dan kuat, namun bukan berarti untuk disakiti. Wanita memiliki kemampuan yang lebih sehingga sebagian dari wanita mampu melakukan pekerjaan yang dilakukan oleh pria. Wanita itu multitasking, dia mampu melakukan berbagai kegiatan dalam waktu yang bersamaan. Wanita mampu mengatur jadwal dan cara bekerjanya dengan baik. Bahkan dalam hal hitung-hitungan, pada umumnya wanita lebih hebat dibandingkan pria.

Kita tahu pria mampu menjadi super dalam hal pekerjaannya di kantor, namun jika dia pulang ke rumah, hal sepele masih mebutuhkan wanita. Pria mampu memecahkan masalah dan mampu fokus dalam melakukan aktivitasnya, namun jika suatu ketika dia kehilangan tas saat berangkat ke kantor, maka dia langsung menyerahkan pada istrinya. Saat pria mendapat musibah, maka wanitalah sebagai pembangkit semangatnya. Jika pria mendapat kemenangan, maka wanitalah yang mengingatkannya untuk tidak terlampau membanggakan diri akan kemenangan itu.

Wanita memang diciptakan sebagai makhluk yang multitasking, bahkan lebih dari pria dalam hal multitasking. Hal kecil aja, dikeluarga sang istri yang mampu melakukan berbagai aktivitas seperti menjaga suami dan anaknya, mengatur kondisi rumah, memasak dan mencuci dalam waktu yang bersamaan dan mengatur keuangan keluarga, bahkan wanita pun mampu bekerja di luar rumah tanpa meninggalkan kewajibannya sebagai istri.

Di perusahaan besar yang menjadi sekretaris selalu wanita, karena perusahaan menyadari bahwa wanita mampu mengatur dan mengerjakan berbagai macam pekerjaan yang dibutuhkan oleh atasannya. Saat atasan meminta report yang bersifat urgent, bersamaan dengan itu sekretaris diharuskan untuk mengatur jadwal atasanya dengan klien, bahkan saat membuat report pun telpon tak henti-hentinya berdering dan harus dijawab saat itu juga. Bagi sekretaris wanita mampu melakukan hal yang super sibuk, walaupun nantinya akan mengalami yang namanya tekanan. Namun wanita masih mampu untuk bertahan.

Wanita itu tangguh, dia mampu bertahan dalam kondisi yang seburuk mungkin terjadi padanya. Mungkin sebagian pria akan putus asa jika terjadi musibah dalam pekerjaannya, namun wanitalah yang akan memberi dukungan. Saat ekonomi keluarga mengalami keterpurukan, wanitalah yang bangkit untuk memperbaiki perekonomian keluarganya, walaupun mungkin tidak seberapa, namun hal ini menunjukkan bahwa wanita mampu dan kuat untuk bangkit dari keterpurukan.

Wanita berbeda dengan pria saat wanita mengalami tekanan dalam hal pekerjaan ataupun hal lainnya. Wanita dalam kondisi tersebut mampu membentuk hubungan sosial yang luas dengan lainnya, paling tidak untuk sharing dan berdiskusi guna menemukan solusi dari setiap masalahnya. Sedangkan pria akan mengurung diri atau melupakan bahkan lari dari keadaan tersebut. Jarang pria yang mampu bersosial dengan lainnya saat mengalami keterpurukan karena hal ini menyangkut gengsi bagi pria tersebut.

Satu kehebatan wanita yang tidak pernah dimiliki pria adalah, wanita mampu menyediakan ruang dalam tubuhnya untuk seseorang yang akan dia lahirkan ke dunia. Bahkan wanita dalam keadaan mengandung masih mampu melakukan aktivitas di kantor dan di rumah sebagaimana mestinya. Betapa hebatnya seorang wanita. Untuk itu wanita pantas dihargai dan dihormati. Ingatkah kita, bahwa saat seorang datang kepada Rasulullah SAW dan menanyakan siapakah yang pertama kali untuk dihormati. Rasulullah SAW menjawab ibumu..ibumu..ibumu dan kemudian ayahmu. Begitu tingginya derajat wanita untuk dihormati. Namun bagi kita wanita, bukan berarti kita lupa bahwa laki-laki tetap memiliki kedudukan yang tinggi dalam keluarga sebagai pemimpin dan penunjuk jalan kita kepada kebaikan. Dan kita harus hormat dan patuh padanya selagi masih dijalan yang diridhai Allah SWT.

Bersyukur kita dilahirkan sebagai wanita, namun kita bukan wanita biasa yang hanya berlaku biasa, namun kita adalah wanita yang luar biasa yang mampu melakukan hal-hal luar biasa demi kebaikan baik di lingkungan keluarga  maupun pekerjaan dan sosial lainnya. Manfaatkan semaksimal mungkin potensi dan talenta yang kita punyai selagi kita masih diberi kesempatan hidup di dunia. Jika saat ini kita bersekolah, jangan pernah sia-siakan kesempatan mulia untuk menambah ilmu dan wawasan kita sebagai bekal hidup kelak baik dunia dan akhirat. Jika kita saat ini bekerja, jangan sia-siakan kesempatan kita untuk mengembangkan potensi dan talenta kita dalam berkarir, ketika kita saat ini menjadi seorang anak jangan pernah sia-siakan kesempatan kita untuk berbakti kepada kedua orangtua kita. Ketika saat ini kita menjadi seorang istri dan ibu jangan pernah sia-siakan kesempatan kita untuk melayani dan mendukung keluarga agar tercipta keluarga yang sakinah, mawadah dan warrahmah. Sungguh banyak kesempatan kita yang diberikan Allah SWT untuk menjadi wanita mulia yang penuh talenta.

Satu hal yang paling penting bagi wanita untuk dimiliki adalah “Pendidikan”. Walaupun orang beranggapan wanita pada akhirnya akan hanya berada di rumah sebagai seorang istri dan ibu. Namun alangkah hebatnya wanita yang berpendidikan mampu membentuk keluarga dan anak-anak yang luar biasa.

Wanita, jangan pernah menyerah jika ada kerikil yang menghalangi, jangan hanya berhenti disini dan merasa nyaman dengan keadaan jika masih mampu untuk berbuat lebih. Dan tetap istikamah, berjuang dan berpikir positif untuk kebaikan.

By MEYF.

Read More

MAHASISWA vs SISWA

Saat saya berada diruangan kelas sambil sharing dan bertukar pikiran dengan mahasiswa, saya bertanya apa tujuan mereka mengikuti perkuliahan. Apakah hanya ikut-ikutan karena orang lain kuliah, apakah hanya untuk mendapatkan gelar, atau untuk memperoleh banyak teman atau hal lain. Berbagai alasan yang mereka lontarkan. Namun yang selalu penting diingat adalah mengubah mindset atau pola pikir yang hanya biasa-biasa saja menjadi luar biasa. Dengan mengikuti perkuliahan berarti status siswa berubah menjadi status mahasiswa, dimana level mahasiswa adalah paling tinggi dari pelajar lainnya. Dalam artian ilmu, cara belajar dan pola pikir pun memiliki tingkatan yang tinggi dibandingkan siswa.

Pada umumnya di Indonesia, siswa terbiasa dengan hal yang manja, selalu menerima dan menunggu apa yang disampaikan pengajar. Apa yang diajarkan pengajar selalu benar dimata siswa. Jarang ada siswa yang berani mengungkapkan ide mereka untuk sharing mengenai materi pelajaran yang mereka ikuti. Lain halnya mahasiswa, seharusnya mahasiswa adalah orang yang mampu untuk lebih mandiri, tidak hanya menerima apa yang diajarkan oleh pengajarnya, namun dia juga mencari tahu kebenaran apa yang diajarkan oleh pengajarnya. Tidak sepantasnya mahasiswa bertindak seperti siswa sekolah yang hanya menerima mentah tanpa menganalisa atau pun mencari kebenaran lainnya mengenai materi yang diajarkan oleh pengajarnya. Dan tidak tertutup kemungkinan mahasiswa lebih unggul daripada pengajarnya. Dilain hal, pengajar di perguruan tinggi pun sangat berbeda dengan pengajar di sekolah. Pengajar di perguruan tinggi bertindak sebagai pengajar, motivator dan fasilitator yang mendorong dan memberikan semangat serta mengarahkan mahasiswanya untuk menyelesaikan kuliah dengan tepat waktu dan benar.

Dalam hal perkuliahan tidak tertutup kemungkinan mahasiwa lebih hebat daripada pengajarnya, dan bagi pengajar hal tersebut bukan hal yang memalukan bagi dirinya sendiri namun merupakan hal yang luar biasa dan membanggakan karena dapat bergabung dan sharing dengan mahasiswa yang cerdas dan mandiri. Mandiri bukan berarti harus pintar, dan pintar belum tentu cerdas. Mahasiswa yang cerdas dan mandiri bukan berarti mahasiswa yang selalu memperoleh nilai IPK 4.00, namun dia adalah mahasiswa yang cerdas dalam memanfaatkan waktu dan situasi untuk memaksimalkan kemampuannya dalam belajar. IPK 4.00 hanyalah hadiah dari kecerdasan dan kemandirian mereka dalam mengikuti perkuliahan.

Sebelum memulai perkuliahan, hendaknya membaca sekilas materi yang pernah diajarkan dan mencari informasi lain melalui internet atau pun buku-buku penunjang lainnya yang berkaitan dengan materi yang dipelajari. Pengajar pasti menyarankan untuk menggunakan sebuah buku pedoman dalam mengikuti pelajaran yang diajarkannya, namun tidak ada salahnya memiliki buku lainnya, jurnal, atau pun artikel yang berkaitan dengan materi yang dipelajari. Satu buku memberikan sejuta ide, apalagi lebih dari satu buku tentunya banyak ide yang dapat diperoleh, dan bahkan ide-ide tersebut lebih unggul daripada pengajar. Apakah tidak ada keinginan berargumen dan berdebat hal baru mengenai materi yang dipelajari dengan pengajar. Tentu suasana kelas akan lebih hangat dan lebih menarik dalam pembahasan dan pemahaman materi tersebut. 

Bagi saya pengajar dan mahasiwa adalah satu kesatuan yang memiliki aktivitas selalu belajar dan mengajar. Tidak hanya mahasiswa yang belajar namun pengajar pun juga belajar baik dalam hal materi yang akan disampaikan, belajar bagaimana memberikan dukungan dan motivasi mahasiswa serta belajar bagaimana menciptakan dan mengajak mahasiswa menjadi mahasiswa yang mandiri dan cerdas. Tidak hanya pengajar yang mengajar namun mahasiswa pun juga mengajarkan bagaimana pengajar mampu menjadi motivator dan fasilitator bagi mereka. Bahkan mahasiswa mampu memberikan ilmu yang mungkin pengajarnya belum mengetahui ilmu tersebut sebelumnya.

Suatu saat cara belajar tersebut mungkin sudah tidak pantas lagi untuk digunakan, apalagi teknologi dan informasi yang setiap detik selalu berubah dan memiliki banyak terobosan dalam menyediakan informasi. Mungkin perkuliahan hanya lewat online dan bertatap muka dengan pengajar menggunakan Skype atau Video Call yang sudah tentu memaksa Anda untuk siap menjadi mahasiswa yang cerdas dan mandiri agar mampu mengikuti keadaan yang semakin canggih ini.

Tidak ada diskriminasi untuk mahasiswa mandiri dan cerdas dalam hal perguruan tinggi, dimanapun Anda kuliah, seperti apapun perguruan tinggi Anda, jika ada kemauan dan keinginan serta tindakan yang nyata untuk menjadi mahasiswa mandiri dan cerdas maka hal tersebut pasti dengan mudah terlaksana. Jangan pernah merasa minder atau tidak percaya diri jika Anda berasal dari perguruan tinggi swasta, daerah atau pun dalam hal jurusan yang Anda ambil. Karena apapun itu perguruan tinggi Anda tempat belajar, apapun jurusan Anda, baik laki-laki atau pun perempuan, jika Anda ada keinginan dan komitmen yang sangat kuat dengan diikuti doa dan tindakan, maka Anda pun mampu menjadi mahasiswa yang cerdas dan mandiri, bahkan mampu memiliki mindset yang sangat luar biasa. Jangan pernah sia-siakan kesempatan Anda yang sudah diberikan Tuhan untuk belajar, begitu banyak orang yang tidak mampu membeli pendidikan. Namun Anda sudah memperolehnya. Jadi semua tergantung pada komitmen, tanggung jawab serta keinginan untuk menjadi apa Anda saat ini dan akan datang.

“Ilmu itu mahal namun lebih mahal hidup yang tidak berilmu.”

By MEYF

Read More

ALWAYS GRATEFUL

Please watch this video first. This is so amazing and give us motivation about never give up about struggling of life. Please click here for watch a movie.

Maybe we don't know about him. His name is James Zubicic who doesn't have arms and legs since he was born. This condition is out of his ability, if he can choice he will not be here, but it cannot be changed because it has been since he was born. When he was kid he thought that he wanted to have arms and legs. He just focused and worry on his disabled condition, he thought that he cannot do anything. All people laughed him and see him like a monster. He wanted playing football like other boy. He felt depression and sometime want to end his life. He thought that he never marry with a girl and he never gets job because of his condition. Finally, he realised that he shouldn't think like that, he should move on and get up. And, he can prove it. Now he has job as motivator. He lives with his beautiful wife and his cute son. His principles for this all always have feeling grateful to his God.

He never gives up to learn how to stand up again if he falls to the ground because he didn't know how to stand up without arm and leg. He tries..and try.. again and again without give up. He got 100 fails to stand after fall to the ground, then he tried again until he can do it. It is the same with our life, when we are in good condition and we are in comfort zone, we never think that we will fall to bad condition. Sometime we don't get ready to that. Then, when we fall to bad condition we don't know how to stand up again, we do not know how to stand up from adversity. But he shows that he can stand after fail for 100 times. It means if we can do like him that we can stand up from adversity after we try to not give up and make it be good.

When he wants to move to get something he should walk with his small leg, but it needs a long time because of short step moving. Then, he thought how to get long step moving. And, he did jump with right action. Although James Zubicic are disabled person, but his mind and his heart are not disabled. He knows his ability. He always feel happy and think that his life is like journey and beautiful. The most important is always say thank to God.

We can take positive about his life. Now see ourselves. We should always say thanks to God, that we have perfect limbs. We can playing football, we can write, we can take  things and we can run. We have good physic. We should can do more than him. When we fall down and we feel depression and we should know how to stand up and not give up, we shouldn’t think to regret about our life, but we should grateful to God for every condition we are. We know that Allah SWT promises, if we always grateful to Him, we will get more fortune than now. Yea, that is true. Every we say thank to God, we feel satisfied, we feel better and sometime we feel easy to face our life. When we want to solve our problem or pursuit our dream, we will focus on it and try the way to get it without give up. And, we realize that we have potential and we have ability to do it. We should focus on our ability and not care about underestimate of other about us. We can do more than them and even make them shock about what we can do. Sometime we think it is impossible, when we believe that will happen, it will be possible.

Life is not always good and happy, we will face sadness, depress, so what should we do? Does we focus and cry on it? Or will we try to escape from it with good solution. That our choice because we run it. If we want to get good in life so we will try to think how to escape from bad condition, we shouldn't quite and cry about it without doing anything. We must move on and think positively to get  good then. We are great person that God create and we should thank for that. And, we realize as a great person will think great about our life now and future.

So, the most important in our life is grateful about what we have and what we get. This can change our mind to think better, do better and get better things.

By MEYF

^_^

Read More