PENTINGNYA SURAT TANDA TERIMA DALAM ADMINISTRASI

Sedikit berbagi pengalaman kerja yang berkaitan dengan administrasi. Hal ini bisa diterapkan dalam kehidupan sehari-hari kita. Saat saya pertama kali mulai menginjak dunia kerja di perusahaan beberapa tahun yang lalu, atasan selalu mengingatkan untuk membuat tanda terima yang sudah ditandatangani setelah melakukan transaksi atau kesepakatan dengan rekan kerja, klien atau pun pihak lainnya. Hal ini terlihat sangat sepele namun memiliki pengaruh yang sangat besar, jika saat ini tidak berguna namun waktu yang akan datang saat terjadi masalah yang berkaitan maka tanda terima ini sangat bermanfaat, bahkan bisa membantu kita untuk memecahkan masalah dari hal-hal yang tidak diinginkan.

Pada awalnya saya berpikir tidak ada gunanya untuk mengisi surat tanda terima, karena pemikiran freshgraduate seerti saya saat itu adalah semua karyawan yang bekerja diperusahaan besar adalah orang yang jujur, berkomitmen dan dapat dipercaya. Namun setelah terjadi suatu masalah yang tidak dapat diselesaikan dengan pemikiran tersebut akhirnya saya membiasakan diri untuk menggunakan surat tanda terima setelah bertransaksi.

Setiap perusahaan memiliki format surat berbeda-beda yang sudah ditetapkan. Namun jika tidak ada kita pun bisa membuat form sendiri sebagai alat bantu kita dalam hal bertransaksi, dan jika ingin digeneralisasikan maka harus ada izin dari perusahaan. Surat tanda terima sangat membantu kita saat terjadi masalah atau konflik yang berkaitan dengan penerimaan dan penyerahan barang. Surat ini juga dapat digunakan sebagai pengingat untuk melakukan transaksi periode berikutnya. Dan sebaiknya masing-masing pihak memiliki surat atau copy-an yang sudah ditandatangani setelah transaksi itu terjadi.

Saat menyerahkan sebuah dokumen kepada rekan kerja kita untuk diproses, maka rekan kerja tersebut harus menandatangani pada kolom yang tersedia sebagai bukti bahwa dia sudah menerima sejumlah dokumen, dan rekan kerja berhak untuk melakukan pengecekan kembali. Dan kita sebagai pemberi dokumen pun wajib mencantumkan nama dan tanda tangan.

Jika surat tersebut akan kembali ke kita setelah diproses, kita harus mengisi pada form penerimaan barang/dokumen sebagai bukti bahwa kita sudah menerima kembali dokumen tersebut, sehingga jika suatu saat terjadi hal yang tidak diinginkan seperti dokumen yang hilang, maka dari surat tanda terima dapat memberikan keterangan kapan dan siapa terakhir kali menangani dokumen tersebut. Apakah dokumen hilang akibat ketelodoran dari pihak kita atau pihak rekan yang menerima dokumen.

Kasus lain adalah saat pengecekan sejumlah barang yang masuk. Setelah melakukan sejumlah kesepakatan atau transaksi dengan pihak pengirim baik dalam hal jenis dan jumlah barang, kapan barang dikirim serta spesifikasi lainnya. Pihak luar memberikan keterangan jelas dan detail, sehingga saat barang tersebut datang, maka kita wajib melakukan cek ulang untuk melihat keakuratan dengan surat sebelumnya. Jika sudah sesuai, beri tanda tangan di kolom yang disediakan, namun jika tidak, kita bisa mengajukan komplain kepada pihak pengirim. Dan jika terjadi penyelundupan barang maka tanda terima ini sangat berguna sebagai bukti tertulis yang kuat.

Pada surat tanda terima tercantum jenis dan jumlah barang yang diserahterimakan, tanggal berapa diserahkan atau diterima, kepada siapa diserahkan, dan siapa yang menyerahkan, tujuan atau keterangan lain yang diperlukan. Hal terpenting adalah tanda tangan sebagai bukti kuat kesepakatan atau transaksi. Tanda tangan dalam surat tanda terima tidak boleh dibohongi, jika ada kecurangan maka perusahaan akan memberikan sanksi.

Surat tanda terima sebagai bentuk tertulis nyata dan pasti serta ditandatangani oleh dua belah pihak atas kesepakatan atau transaksi yang terjadi dalam serah terima barang/dokumen. Kunci utama jika terjadi kesalahan dalam transaksi/kesepakatan, bukan berarti sebagai alat untuk memojokkan pihak lain, namun sebagai alat bantu dalam memecahkan solusi jika terjadi kehilangan atau kegagalan proses. Jadi biasakan menggunakan surat tanda terima setiap melakukan transaksi baik berupa uang, barang atau pun dokumen sebagai bentuk kesepakatan penyerahan dan penerimaan barang tersebut.

by MEYF