"KNOW CAN DO" - MENERAPKAN PENGETAHUAN ANDA KE DALAM TINDAKAN

Hari ini saya coba buka sebuah lemari berukuran besar yang isinya koleksi buku-buku kami. Banyak buku-buku yang kami simpan mulai dari buku sekolah, novel, komik, buku rohani Islam hingga buku manajemen. Namun pada saat itu mata saya tertuju pada satu buku "Know Can Do" merupakan buku luar yang ditulis oleh Ken Blanchard seorang penulis luar biasa bersama Paul J. Meyer seorang pengusaha hebat dan Dick Ruhe seorang motivator ulung. 

Buku terjemahan yang mengajarkan kita bagaimana menerapkan pengetahuan ke dalam tindakan. Bagaimana mengelola diri kita dan memotivasi diri kita secara efektif. Belajar adalah suatu perjalanan dari mengetahui ke melaksanakan. Pembelajaran yang suskes jika kita mampu menerapkan apa yang kita ketahui ke dalam kehidupan kita hingga menjadi terbiasa. 

Memang banyak kita temui, saya pun juga mengalami, setelah menerima pembelajaran dari sekolah atau pun pelatihan-pelatihan, saat berlangsung semua pengetahuan ada dibenak kita, dan semangat membara pun ada dalam jiwa kita, bahwa kita mengetahui suatu ilmu baru. Namun apakah berguna jika kita tidak mampu menerapkannya, jika kita mampu menindaklanjutinya. 

Kita sebagai manusia memiliki keterbatasan baik waktu, tindakan, pengetahuan dan hal lainnya. Sebut saja keterbatasan dalam mengingat, orang yang sekedar mendengarkan hanya mampu mengingat sekitar 50% dari yang mereka dengar, sehari kemudian mereka akan melupakannya sekitar 50%. Dan di akhir bulan hanya mampu mengingat kurang dari 5% materi yang didengarnya. Untuk itu diperlukan suatu cara untuk mengatasinya. 

Saat kita belajar dibutuhkan sebuah catatan sebagai pengingat. Saat mendengarkan guru atau pun pelatih diutamakan mencatat point-point penting yang mereka ajarkan. Catatan adalah sebagai pengingat kita saat kita lupa. Hal ini bisa diterapkan tidak hanya di sekolah namun dalam lingkungan pekerjaan sangat membantu terutama saat menuliskan point-point penting meeting atau pun saat akan melakukan pekerjaan apa yang harus dikerjakan saat ini.

Ada tiga penyebab orang tidak belajar dan tidak mulai menerapkan apa yang mereka ketahui, yaitu :

1. Kelebihan informasi, hal ini bisa dibilang overdosis pengetahuan. Dapat diatasi dengan menerima/memberi informasi sedikit demi sedikit namun sering sehingga mudah diterima dan dipahami.

2. Sistem penyaringan negatif, hal ini adalah sikap negatif yang akan menghalangi kemajuan. Sikap ini sulit untuk diubah. Untuk itu dengarkanlah dengan pola pikir positif, harapan positif, dan terbuka terhadap hal-hal baru tanpa prasangka dan praduga.

3. Tidak ada tindak lanjut. Sekedar tahu dan ingin tahu, tidak akan mampu mengubah dan menerapkan apa yang kita ketahui. Untuk itu diperlukan motivasi belajar melakukannya dan memiliki rencana atas apa yang kita pelajari. 

Dari ketiga hal di atas ada satu kunci yang dapat mengatasi jurang pemisah antara mengetahui dan tindakan yaitu "PENGULANGAN - PENGULANGAN - PENGULANGAN". Apa-apa yang kita pelajari dan kita ketahui, selalu kita ulang, ulang dan ulang sehingga kita sering melakukannya dan menjadi terbiasa. Dan selanjutnya, kita pun mampu berbagi dan memberikan ilmu kita kepada orang lain sebagai bentuk dari tindak lanjut dan pengulangan yang kita pelajari.

Jadi Know Can Do...hilangkan jurang pemisah antara pengetahuan dan tindakan, antara apa yang diketahui dengan apa yang dilakukan melalui pengulangan.

Semoga bermanfaat :)

by MEYF

"HALF FULL - HALF EMPTY"

When I was enjoying sitting in a room while seeing a glass that was filled half of water, then I remember about four years ago, I read a book without boring more than once times. This book is “Half Full – Half Empty” was written by Parlindungan Marpaung. And, now I try to share what I have got from this great book.

What do we think if we see the second glass above? What is our conclusion? Will we think a glass is half full, or half empty or other opinion? It depends on how we view this situation, and surely we have different view with other. Maybe they will say that a glass is half full of water, and other will say a glass is half empty or a glass is full with water and air. All of this opinion is no mistakes.

If we throw water out, then what will we see from a glass? Maybe we will think a glass is empty or a glass is full with air. There is no mistakes opinion as well, but if we can view from other side, this connects with how we view for something that we face or we get.

If we say that full means positif thinking and empty means negative thinking, this both will be useful if we can make it balance in a condition. For example, when we plan a business, we must be able to see a positive side if this business runs well. And, we cannot deny from negative side, there has the risk that we will get if we cannot be able to run this business well.

Our life will be qualified depend on how we view and understand about things that we face. This is not a secret that we can deny to face more bad event that we don't want it will happen to us. And, it is natural that we will respond negatively the first time, but we must be able to press it with positively. Then, we can accept it well and even we can change it to be positive.

We were given mind and heart to think and life. Think more broadly by viewing at things from the viewpoint aspect will make us more powerful, intelligent and open-minded, so that we are able to put ourselves and develop ourselves according to ability. Then, we are able to encourage and develop our life positively.

In the view that a glass is empty means we view at things negatively, this is not appropriate if we keep this mind for a long time and even we influence other to same viewing with us. We must be able to fill an empty so it will be full. It means we must be able to change negative to be positive. It is bad if we still insist on our wrong opinion and we force to accept it. Sometime other will think negative to us that we didn't know anything. This related with how we appreciate at things, how to appreciate other people, how to appreciate our mind to be positive.

The quality of our work and our life depends on how we view about life. People who have a positive viewing on life is a person who is always doing more than required and have the character of an intelligent worker, and they will be able to recognize her competence and quality so that they know where they will evolve and success. How good if we are able to using mindset positively.

by MEYF

SETENGAH ISI SETENGAH KOSONG

Saat saya duduk santai di ruangan sambil melihat sebuah gelas yang berisi air. Lalu teringat sebuah buku yang sudah pernah saya baca berulang-ulang sekitar empat tahun lalu yaitu “Setengah Isi Setengah Kosong”. Dan sekarang saya coba tulis kembali mengenai pelajaran apa yang ditulis oleh Parlindungan Marpaung. 

Menurut Anda jika melihat gelas kedua di atas, apa yang dapat Anda simpulkan? Apakah gelas tersebut berisi air setengahnya, atau kosong setengahnya atau ada hal lain? Semua tergantung cara pandang Anda yang berbeda antara satu dengan orang lainnya.

Mungkin saja ada yang bilang bahwa gelas tersebut berisi setengah air, dan ada yang bilang bahwa gelas tersebut kosong. Dan mungkin juga ada yang bilang bahwa gelas tersebut berisi penuh, yaitu setengah isi air dan setengahnya lagi berisi udara. Semua jawaban di atas adalah benar.

Kalau air dalam gelas tersebut dibuang semua, maka apa yang dapat lihat, apakah gelas itu berisi atau kosong. Nah mungkin ada yang berpendapat bahwa gelas itu adalah kosong dan ada juga yang berpendapat bahwa gelas tersebut berisi penuh dengan udara. Tidak ada yang salah dari kedua jawaban tersebut. Namun bila dilihat dari sisi lain, hal ini berkaitan dengan bagaimana cara pandang kita terhadap hal-hal yang kita temui atau kita hadapi.

Jika kita anggap bahwa berisi adalah cara pandang positif dan kosong adalah cara pandang negatif. Namun keduanya akan berguna jika kita mampu menyeimbangkannya. Seperti saat kita merancang sebuah bisnis, kita harus mampu melihat sisi positif jika bisnis tersebut dijalankan, namun kita tidak bisa menghindar dari sisi negatif yang akan terjadi yaitu resiko jika kita gagal dalam menjalankan bisnis tersebut.

Kualitas hidup kita akan berkaitan dengan cara pandang kita dalam memaknai hidup  dan hal-hal yang kita jumpai. Sudah rahasia umum bahwa hidup akan banyak menemui hal-hal yang tidak sesuai dengan apa yang kita harapkan. Dan hal alami bahwa pikiran negatiflah yang pertama kali muncul dalam menanggapinya. Namun kita harus mampu menekannya dengan pikiran positif, sehingga apa yang kita temui tersebut dapat diterima atau pun dirobah menjadi baik dengan cara yang baik.

Kita diberi akal dan hati untuk berpikir dan hidup dengan positif. Berpikir lebih luas dengan cara melihat sesuatu dari berbagai aspek sudut pandang akan membuat kita lebih hebat, cerdas, dan terbuka, sehingga kita mampu menempatkan diri kita dan mengembangkan diri kita sesuai kemampuan. Kita pun akan mampu memotivasi dan menjadikan diri kita positif untuk menjalani hidup.

Dalam pandangan bahwa gelas berisi kosong berarti kita memandang negatif terhadap suatu hal, namun jangan sampai berlarut-larut hingga kita pun ikut mempengaruhi orang lain. Kita harus mampu mengisi kekosongan tersebut agar terisi penuh, berarti kita harus mampu melihat dari sisi positif hal yang sebelumnya kita anggap negatif. Alangkah buruknya jika kita masih bersikeras dengan pendapat kita yang sudah jelas salah, dan berusaha membenarkannya. Sehingga kadang orang pun beranggapan negatif bahwa kita tidak tahu apa-apa (sok tahu). Hal ini juga berhubungan dengan bagaimana kita menghargai sesuatu hal, menghargai orang lain, menghargai pikiran dan akal kita untuk melihat positif.

Kualitas kerja kita, kualitas hidup kita tergantung bagaimana cara pandang kita dalam kehidupan. Orang yang memiliki cara pandang hidup positif adalah orang yang selalu melakukan lebih dari yang diminta dan memiliki watak pekerja yang cerdas, dan dia akan mampu mengenali kompetensi dan kualitas dirinya sehingga tahu dimana akan berkembang.

Begitu indahnya jika kita mampu memanfaatkan nikmat akal kita kepada hal-hal positif dengan cara pandang positif.

By MEYF

THE PROFILE IN SOCIAL MEDIA

Nowadays, Internet is not a luxurious thing like before. All people need internet and it is a prime needs and it cannot separate with their job and their life. There are more advantages and disadvantages in using internet and it depends on the user, but it is great if we use internet and social media to share knowledge and positive information that can help and not confusing other.

In using social media, it always related with profile account of user. That is good if we use own profile and not use fake profile to disguise for specific purpose. When we use own profile, we must care in publishing our status on wallpost. Also, we must care when we publish the performance of our privacy profile at there because it shows about ourselves in front of all people around the world, although we know them or not.

In other condition, some top university will hunt prospective students to accept scholarship by seeing account profile in social media. And, some top company will hunt account profile of prospective employee in social media, are they appropriate to recruit or not.

Just share experience with some user of social media about Linkedin. May Linkedin is not familiar like facebook, twitter, google+, so just limited people make account in this social media. Linkedin is useful for professional people for selling themselves for professional job or good network. In here, other company or university or other top management will see them to be recruit as employee or to make relation at work. Here is more top company or top university from local and international. How lucky we are, if we can join here and make relation with them.  Here we must show our profile with elegant and professional. Even the performance of our profile in Linkedin looks like curriculum vitae in applying jobs.

More positive side from this social media, especially for professional management and also student for purposing to get reference and information about job and business. If we open full our professional profile here, it means we give other chance to see our profile here for people who we know and even not.  And don't be angry to them if they see it because it is their right. And, in this social Linkedin, we are able to know who's view our profile.

I have met an even the last time, the users in Linkedin was angry because of their profile account was seen by someone who they didn't know. This was not the mistake who viewed their profile. And, the professional users shouldn't have positive thinking about this.

By social media Linkedin, the Headhunter will hunt professional and top people to recruit be employee in the top company. This is positive for the user of Linkedin, but negative for the company where a user works because their best employee is hijacked by other company. By this social media, may you will receive interview or job offer from other company or cooperation offer form other professional people. And, don't be confusing or shock if we get it even we never apply for them. This all is effect of social media. So, we must care to choose, use, and even publish post there  and we always make it for positive purpose.

By MEYF

PROFIL DI SOSIAL MEDIA

Saat ini internet bukanlah barang mewah seperti sebelumnya. Sebagian orang sudah menjadikan internet sebagai kebutuhan pokok yang tidak bisa dipisahkan dari pekerjaan dan kehidupannya. Banyak manfaat dan banyak pula mudarat dari penggunaan internet, dan itu semua tergantung si penggunanya. Namun alangkah baiknya kita menggunakan sosial media internet sebagai media untuk berbagi ilmu dan informasi positif yang dapat membantu orang lain bukan membingungkan atau merugikan orang lain. 

Dalam penggunaan sosial media, tentu tidak terlepas dengan account profil yang ditampilkan si pengguna. Alangkah baiknya kita menggunakan account profil sendiri tanpa menyamar menjadi siapapun untuk tujuan apapun. Saat kita menggunakan profil sendiri harus berhati-hati dalam mempublish status di wallpost profile kita, begitu juga penampilan profile pribadi di media sosial tersebut karena semuanya adalah cerminan pribadi kita yang akan dilihat oleh miliyaran orang di dunia mungkin kita kenal atau bahkan tidak kita kenal. 

Dalam hal lain, beberapa universitas akan melirik calon mahasiswa yang akan diberikan beasiswa melalui account profile di sosial media, bahkan beberapa perusahaan pun akan melirik account profile sosial media calon karyawannya sebagai bahan pertimbangan apakah layak diterima sebagai karyawan ataupun tidak. 

Sekedar pengalaman sharing dengan beberapa orang mengenai sosial media yaitu Linkedin. Mungkin Linkedin tidak seperti Facebook yang hampir semua kalangan memiliki account facebook. Lain halnya dengan Linkedin yaitu account social media untuk kalangan profesional yang berusaha untuk "menjual dirinya" agar dilirik oleh beberapa perusahaan besar. Banyak perusahaan-perusahaan besar ataupun universitas dalam dan luar negeri serta high level dari mereka join Linkedin. Mereka menampilkan profile dengan sangat elegan dan profesional. Bahkan sosial media Linkedin tampilannya sama seperti kita membuat CV layaknya melamar pekerjaan. 

Banyak positifnya dari sosial media ini, terutama bagi kalangan profesional atau pun mahasiswa dengan tujuan memperoleh referensi atau pun informasi mengenai pekerjaan atau pun bisnis. Jika Anda menampilkan secara keseluruhan profil Anda di sini, berarti Anda mengizinkan untuk memberikan kesempatan kepada orang lain baik yang Anda kenal atau pun tidak untuk melihat siapa Anda. Jangan pernah marah dan memaki orang tersebut melihat profil Anda karena itu adalah hak mereka. Memang di sosial media ini akan ketahuan siapa saja orang yang telah melihat profil kita.

Pernah saya temui kejadian beberapa waktu lalu, seorang pengguna Linkedin marah saat profilnya dilihat. Hal ini bukan salah yang melihat karena semua pengguna memiliki hak untuk melihat profil orang lain yang menurut mereka profesional dan selama si pemilik account tersebut membuka profilnya. Seharusnya si pemilik tersebut berpikir positif sebagai seorang profesional.

Melalui sosial media Linkedin disinilah Headhunter merekruit orang-orang hebat / profesional menjadi karyawan diperusahaan bonafit lainnya. Positif bagi pemilik account namun negatif bagi perusahaan dimana pemilik account bekerja. Karena karyawan terbaiknya diambil atau dengan kata lain dibajak. Mungkin saat Anda memiliki account di Linkedin dan jika Anda profesional terlihat dari profil Anda sendiri, akan banyak tawaran pekerjaan untuk Anda atau pun kesempatan kerjasama, jangan heran jika perusahaan yang belum pernah Anda lamar memanggil Anda untuk menjadi karyawan mereka. Itu semua akibat dari sosial media yang Anda ikuti. 

Jadi, kita harus berhati-hati dan harus teliti dalam memilih, menggunakan dan bahkan mempublish informasi dalam sosial media yang kita punyai. 

Semoga bermanfaat.. :)

by MEYF.

IKATAN SUCI

Berbagi hal yang sudah pernah dilewati.

Saat sebuah ikatan pernikahan terbentuk, maka hubungan halal antara suami istri adalah sebuah janji yang bukan hanya untuk kedua pasangan namun janji kepada Tuhan adalah yang paling utama. Janji untuk saling menyayangi, menghormati, mempercayai, jujur dan saling memberi satu sama lainnya. Janji ikatan suci yang harus dipertanggungjawabkan untuk hidup di dunia dan di akhirat. Ikatan suci yang baik adalah karena adanya rasa cinta satu sama lainnya, namun yang paling baik adalah karena cinta kepada Tuhannya. Membentuk ikatan suci karena cinta kepada Tuhannya adalah lebih mulia karena kecintaan kepada Tuhan tidak akan pernah hilang selagi kita masih memiliki iman.

Tidak ada ikatan suci yang terbebas dari masalah dan halangan dalam menjalani kebersamaan karena dengan halangan inilah memberikan kekuatan kepada keduanya untuk tetap bersama. Halangan dan masalah adalah bentuk kasih sayang Tuhan kepada kita sebagai makhluknya untuk selalu tetap mengingat dan beriman kepada Nya. Tidak ada satu pun makhluk hidup yang tidak diuji baik dalam bentuk kesusahan atau pun kesenangan hidup di dunia. Semuanya adalah suatu bentuk peringatan agar tidak terlena dengan apa yang ada di dunia, dan sebagai peringat bahwa kehidupan yang terpenting adalah kehidupan setelah hidup kita di dunia, yaitu akhirat.

Kebanyakan pandangan orang saat ini terhadap tolak ukur kesuksesan dan kebahagiaan seseorang adalah uang, memang tidak sesuai dengan hati nurani bahwa uang adalah segalanya. Bagi saya kebahagiaan dalam keluarga adalah kebersamaan dan kasih sayang yang selalu memberi kehangatan satu sama lainnya. Dengan hal ini semua keadaan baik susah maupun senang dapat dilalui secara bersama tanpa saling menghina dan saling menyalahkan satu sama lainnya.

Banyak pengalaman yang terjadi sebelum membentuk ikatan suci sah, baik dari segi lingkungan, sosial, atau pun keuangan keduanya. Namun jika memang sudah diizinkan Tuhan, maka halangan tersebut pun bisa diatasi dan ikatan suci pun dapat terbentuk sebagaimana mestinya. Kehidupan selanjutnya mungkin tidak seindah yang dibayangkan, akan banyak cobaan yang akan dihadapi, kesehatan, pekerjaan, hubungan, kondisi keuangan yang mulai dari nol atau pun kondisi keuangan yang sudah mapan, atau pun jalinan persaudaraan antara keluarga yang kurang baik. Namun dengan rasa cinta kepada Tuhan untuk membentuk ikatan suci yang halal sebagai alasan ibadah kita kepada Tuhan, maka semua rintangan pun akan mudah dilalui.

Saat kita diberi kesenangan dan kehidupan yang berlimpah maka kita akan diuji dengan kesetiaan kepada pasangan dan cobaan lainnya. Kesetiaan pasangan diuji apakah mampu untuk tidak melihat kepada orang lain yang bukan muhrim sehingga tidak menyakiti perasaan pasangan lainnya. Karena dengan harta yang berlimpah, jabatan yang tinggi dan  kekuasaan yang kuat tidak akan menutup kemungkinan untuk tergoyahnya iman berpaling kepada yang lain. Disinilah bentuk ujian yang diterima setiap pasangan. Hal lain dalam kesehatan yang diuji dengan penyakit yang berat dan berbahaya.

Saat diberi kesusahan baik dalam hal keuangan, jabatan atau pun kekuasaan di dunia. Kita diuji dengan kehinaan dan kekurangan yang membuat goyahnya iman dan kepercayaan untuk mampu menjalani kehidupan ini. Setiap hari selalu dihantui perasaan was-was dan ketakutan akan semua masalah yang dihadapi, dan kadang menyerah akan semua hal bahkan mungkin terpikir hal-hal yang tidak diinginkan. Dihantui perasaan takut dan cemas hingga kesehatan pun ikut diuji dalam keadaan serba kekurangan.

Namun yang terpenting bagi semua ujian ini adalah keimanan kita kepada Tuhan dan kesetiaan kita pada pasangan, bagaimana pun keadaan yang kita hadapi, kesenangan dan kesesusahan menuntut kita untuk selalu bertindak di jalan Tuhan dan untuk selalu setia satu sama lainnya. Apakah kuat menghadapi semua ujian yang ditimpakan ataukah malah mundur dan saling menyakiti satu sama lainnya. Memang banyak cobaan yang ditimpakan kepada setiap pasangan bukan hanya yang baru menikah namun yang sudah lama menikah pun akan diuji dengan tujuan sebagai bentuk cintanya kepada Tuhan dan pasangannya.

Manusia diciptakan dengan akal dan perasaan. Kodrat manusia diciptakan memiliki perasaan cemburu, ada cemburu yang biasa saja ada yang berlebihan hingga membahayakan perasaan dan hubungan itu sendiri. Walaupun dengan akal sehat mampu mempertimbangkan mengenai suatu hal namun jika sudah dikaitkan dengan perasaan maka akan merubah pertimbangan-pertimbangan tersebut.

Pasangan yang berada jauh satu sama lainnya karena hal penting yang tidak dapat ditinggalkan seperti pekerjaan, kunci utamanya adalah komunikasi dan saling percaya, perasaan was-was dan curiga mungkin tidak akan hilang dari pikiran kita namun yakin bahwa Tuhan sudah memberikan yang terbaik dan yakin bahwa dia adalah jodoh terbaik yang diberikan Tuhan, sehingga akan selalu untuk kita.

Jadi apapun kesusahan dan kesenangan yang dihadapi bersama pasangan kita, keimanan dan kecintaan kepada Tuhanlah yang memperkuat agar selalu bersama dalam kehidupan dunia dan semoga di akhirat nanti. Selain itu, komunikasi, yakin, percaya, hargai dan kasih sayang adalah hal yang tidak boleh hilang dari ikatan tersebut. Jangan pernah bermain api dengan merusak ikatan suci, karena Tuhan tidak menyukainya, sehingga tidak tertutup kemungkinan hukuman atas kesalahan tersebut lebih berat dibandingkan ujian yang pernah dihadapi saat ini.

By MEYF

^_^

~ DECIDE TO PRORITY OF WORK ~

Now I share a bit my experience in work field. We realize that more obstacles that we face in the work field. There are more reactions, they can stand and survive or they cannot stand and survive even give up because they don't feel comfortable with uncertain condition at work field. When you face overload of work in your office, may you shock and confuse which one is the first time to do. In this case, we should make scale of work priority.

When we make work priority, we should consider both in term urgency, important, ability, knowledge and needs or other factors affecting the work. There are four scale of work priority that we will be done base on urgency and important the work.

1. Priority 1 : There has high urgency and high importance of work, we must finish
   
   this work first and not delay. We select the work base on time between when it was entry and when it must be submitted (deadline). If there has a short time, then it includes in this priority.
2. Priority 2 : There has low urgency and high importance of work, we should review or reschedule the work, then we finish it in productive time until it becomes high priority.
3. Priority 3 : There has high urgency, but low importance of work, we should plan this work first. Usually it comes from other department or other client. We can reject if it disturbs the main work and our productivity.
4. Priority 4 : There has low urgency and low importance of work. We should do in the last priority after three priority before finished. Even we can deny or reject and wait until we have the right time to do.

My experience in Human Resource while I worked at industry, when an employee got an accident, then HR team must do its job at that time to bring an employee go to hospital, even HR do first aid to help that employee. Don't forget call hospital first and after employee enter a hospital, we should prepare what hospital needs, such as employee ID card, a covering letter for hospital, etc. After that, HR and relevant department should prepare replacements employee for no occurs missing productivity. This case includes in priority 1.

Making overtime report, claim and benefit report, incentives report or all about financial that employee receive in salary, this work is high importance, but it has periodically to be urgent. Then, we can reschedule and review this work until it becomes high urgency. This case includes in priority 2.

When other department ask a HR member of team to give list of employee data whose relevant with them. This work has high priority because they ask and need at that time, even they want to get it directly, but it is not important for us. If this work disturbs our productivity and our main work, we can reject or delay it until we finish the main work. This case includes in priority 3.

In the weekend, our partner ask to join for dinner and recreation. This work has low urgency and low importance. If we must do overtime and we have other importance work, so we can reject or wait until the right time. Even we can avoid this work. This case includes in priority 4.

There are some steps to decide work priority :

1. Creating all the list of work at that day. Specify when the work was entry and when the work must be submitted, it needs a short time or long time of deadline.
2. Consider our knowledge about the work, we have skill or not to finish the work, or we must begin to learn it, then it needs a long time to do.
3. Consider our ability to finish the work, we understand or not about the work,  it will relate to error and missing of work affecting our productivity.
4. Consult and discuss with our boss or clients relevant with the work.
5. Give point close to zero if it has low priority and point close to 10 if it has high priority.
6. Then to give good result, we map the priority of the work into the work table, as follows :

We should know our ability and our knowledge about the work, and to make priority is depend on us and the habit on doing the work. And, if we confuse, should consult and discuss with them. If we can do it all properly, we will satisfied for what we have done and our customer will be satisfied about the result.

Hope this article is useful.

By MEYF

^_^

~ MENENTUKAN PRIORITAS PEKERJAAN ~

Sedikit berbagi pengalaman saya dalam dunia kerja. Dalam dunia kerja banyak tantangan yang harus kita hadapi dan kita jalani. Ada yang mampu bertahan dan ada yang menyerah karena tidak merasa nyaman dengan kondisi kerja yang tidak menentu. Saat Anda dihadapi dengan kondisi dimana pekerjaan yang datang kepada Anda melebihi dari biasanya, mungkin Anda kaget atau bingung mana pekerjaan yang dahulu harus dikerjakan. Dalam hal ini, ada baiknya kita menentukan skala prioritas dari pekerjaan tersebut.

Dalam penentuan skala prioritas pekerjaan perlu adanya pertimbangan-pertimbangan baik dari segi urgenitas, kepentingan, kemampuan, wawasan dan kebutuhan atau faktor lain yang mempengruhi pekerjaan tersebut. Terdapat empat skala prioritas pekerjaan yang harus diselesaikan berdasarkan tingkat mendesak (urgent) dan kepentingan (important) dari pekerjaan tersebut, yaitu :

1. Prioritas 1 : pekerjaan yang memiliki tingkat urgent tinggi dan tingkat kepentingan tinggi, maka pekerjaan ini haruslah diselesaikan pertama kali. Seleksi berdasarkan jarak waktu antara kapan tugas masuk dan kapan harus diserahkan, jika jarak waktunya pendek maka pekerjaan tersebut termasuk pada skala prioritas ini. Jangan pernah menunda pekerjaan dan harus lakukan saat ini.
2. Prioritas 2 : pekerjaan yang memiliki tingkat urgent rendah namun tingkat kepentingan tinggi, maka ada baiknya kita mereview atau menjadwalkan kembali agar dapat dilakukan pada waktu yang produktif hingga pekerjaan ini menjadi mendesak (urgent).
3. Prioritas 3 : pekerjaan yang memiliki tingkat urgent tinggi namun tingkat kepentingan rendah, maka pekerjaan ini dapat direncanakan terlebih dahulu. Biasanya datang dari departemen atau pihak lain. Kita berhak menolaknya jika mengganggu produktifitas kerja kita.
4. Prioritas 4 : pekerjaan yang memiliki tingkat urgent rendah dan tingkat kepentingan rendah, maka untuk pekerjaan pada skala ini ada baiknya kita melaksanakan diakhir setelah pekerjaan penting dan urgent lainnya dilaksanakan. Atau bahkan mungkin ada baiknya untuk dihindari dan menunggu hingga waktu yang tepat.

Sebagai contoh pengalaman saya dalam bidang human resources di industri, saat terjadi kecelakaan kerja pada karyawan, maka pada saat itu HR harus melakukan tugasnya untuk mengantarkan karyawan ke rumah sakit dan mengurus surat-surat penting yang dibutuhkan selama perawatan. Dalam hal pekerjaan, HR bersama departemen terkait harus mempersiapkan karyawan pengganti agar tidak terjadi miss produktifitas. Maka kategori ini termasuk pada prioritas1.

Report mengenai lemburan, tunjangan, insentif atau pun kewajiban yang harus dibayar karyawan pada saat penerimaan gaji merupakan hal yang penting namun prioritasnya hanya pada waktu tertentu. Maka pekerjaan ini bisa dijadwalkan kembali hingga mendekati hari H dimana pekerjaan ini menjadi sangat urgent. Maka kategori ini termasuk pada prioritas 2.

Departemen lain meminta Anda sebagai team HR untuk memberikan data karyawan departemen tersebut. Pekerjaan ini memiliki prioritas tinggi karena mereka meminta pada saat itu juga, namun bagi kita tidak begitu penting. Jika hal ini mengganggu produktifitas kerja, maka berhak untuk menolaknya atau menundanya hingga pekerjaan yang harus kita laksanakan saat itu selesai. Maka kategori ini termasuk pada prioritas 3.

Di akhir pekan anggota team mengajak kita untuk jalan-jalan sebagai refreshing. Hal ini termasuk pekerjaan yang tidak penting dan tidak urgent, jika kita diharuskan untuk lembur atau memiliki kepentingan lainnya, maka kita berhak menolak atau menunggu hingga waktu yang tepat. Atau bahkan pekerjaan ini pun bisa dihindari. Maka kategori ini termasuk pada prioritas 4.

Adapun beberapa langkah yang dilakukan sebelum menentukan prioritas pekerjaan adalah :

1. Membuat semua list pekerjaan pada hari itu.
2. Tentukan tanggal datang dan deadline dari pekerjaan tersebut, apakah lama atau tidak.
3. Pertimbangkan mengenai pengetahuan kita mengenai pekerjaan tersebut, apakah mahir atau tidak, ataukah harus belajar dari awal atau hanya melakukan yang sudah terbiasa
4. Pertimbangkan mengenai kemampuan kita dalam menyelesaikan pekerjaan tersebut, apakah sudah memahami atau belum, karena akan berhubungan dengan tingkat error pekerjaan yang kita hasilkan.
5. Konsultasi dan diskusi dengan atasan atau pihak yang terkait pekerjaan tersebut.
6. Beri point mendekati 0 sebagai prioritas rendah dan point mendekati 10 sebagai prioritas tinggi.
7. Selanjutnya agar memberikan hasil yang rapi, kita petakan prioritas kerja tersebut kedalam table kerja, seperti berikut:

Kita puas dengan apa yang kita kerjakan dan pelanggan pun puas dengan hasil yang kita kerjakan.

Semoga bermanfaat..

By MEYF

^_^

~ THE NEGATIVE EFFECT OF MULTITASKING ~

The last article, I shared about multitasking. We discuss that what multitasking is, how multitasking is done and what the effect of multitasking to work, it is will be negative or positive effect. How lucky they are if they are able to do multitasking, then they can reduce working time without reduce their productivity of work. But if they are not able to do multitasking, this effect is negative to work such as wasting time and reduce productivity of work.

The first time, we may though that multitasking reduce our working time, but it is not always correct. We have limited ability and we need high concentration to do activity, then the effect that multitasking doesn't save working time, but it will wasting working time. Can you imagine when you have high concentration make report, you get calling from your client that force you to answer them. You need time until 20 minutes concentration to continue your work before. So, you waste your time about 20 minutes continue and finish your report.

When you are in a meeting with clients, suddenly you get message and you open it, although you interrupt meeting to read email for a minute, you will lose some topic in meeting. Even you ask your partner what meeting talking about. Surely it will disturb your partner concentration while meeting.

In a research by Joshua Rubinstein, Ph.D., David Meyer, Ph.D. and Jefrey Evans, Ph.D,  they said multitasking is obstacle for employees to have good productivity because of wasting time. Although our brain is greater than computer, but we only have limited ability to do work. Computer is able to do more activity and open different application in same time because it has been designed to do like that.

Multitasking is useful for simple or small activity such as watching television while eating, singing while do shower, etc. I have experience that I need high concentration while making salary report of employee, but suddenly my boss asked me to do other report that he thoughT that it is more important than salary report because of urgent. I left my first report and I made my boss's report. While doing that work, suddenly other department asked to give new report about productivity of employee because they would make incentive report for salary. Then, I should stop making two old report. And, can you imagine how can I get back to finish my old report, I need more time to get high concentration to avoid from error. Here is wasting time again and even low productivity if I did error. Only positive thinking that made me survive with this activity. I thought this is challenging for me in work field and I should pass it properly and give good performance for company.

If we face this condition every day in working, it can give negative effect for our productivity and even for our healthy. It can reduce our productivity, wasting time and even we always make the repeated error or mistakes. We will break our healthy and we get depression because of work.

From any source that I read, here is some tips to avoid multitasking:

1. While we are reading and making report, we should far from internet connection or social media that is not related to our work.
2. We shouldn't eat in work table because it can break our mind to get rest, we will remember about our duty and even we will stop for eating and continue to work.
3. Every day, we must make daily list job and give sign which one is high priority and which one is not to finish it.
4. We must focus and do on high priority of work.
5. We should get rested for 15 minutes in the morning or in the evening.
6. We must use tools or application that can help easy to work.

If we are not usual to multitasking, so leave it and focus on some work and avoid for something that can disturb our concentration. We start from high priority of work then continue to the next priority.

Hope this article is useful for us.

By MEYF

^_^

~ DAMPAK NEGATIF MULTITASKING ~

Pada artikel sebelumnya, saya sharing mengenai multitasking. Apakah itu multitasking, bagaimanakah multitasking tersebut dan apakah berdampak negatif atau positif pada kinerja kita jika kita melakukan multitasking. Bagi orang yang mampu melakukannya   tentu hal tersebut sangat menguntungkan, karena mereka mampu menghemat waktunya dalam melakukan aktivitas. Namun jika mereka tidak terbiasa, hal ini sangat merugikan bukan saja dari segi waktu yang terbuang hingga hasil kinerja yang tidak memuaskan.

Pada awalnya mungkin kita berpikir dengan multitasking mampu mempersingkat waktu kerja, namun karena kemampuan kita terbatas dan membutuhkan konsentrasi yang tinggi untuk melakukan aktivitas, sehingga multitasking bukan menghemat waktu malahan buang-buang waktu. Coba bayangkan jika saat membuat laporan dengan penuh konsentrasi, tiba-tiba telpon Anda berdering dan mengharuskan Anda untuk menjawabnya. Untuk melanjutkan pekerjaan sebelumnya dibutuhkan waktu yang cukup lama mungkin hingga 20 menit agar bisa berkonsentrasi kembali. Sehingga terbuanglah waktu Anda hingga 20 menit untuk dapat menyelesaikan laporan tersebut.

Saat Anda sedang mengikuti meeting dengan klien, tiba-tiba Anda menerima email dan Anda membukanya, walau hanya beberapa menit, namun beberapa topik yang dibicarakan terlewatkan begitu saja, bahkan mungkin Anda menanyakan kepada rekan sebelah Anda mengenai topik yang dibicarakan, tentu mengganggu konsentrasi orang lain saat meeting berlangsung.

Dalam penelitian yang dilakukan oleh Joshua Rubinstein, Ph.D., David Meyer, Ph.D. dan Jefrey Evans, Ph.D, bahwa multitasking itu adalah halangan bagi karyawan untuk lebih produktif karena terjadinya pemborosan waktu.

Walaupun otak kita lebih hebat dari komputer, namun kemampuan kita tidak semuanya mampu seperti komputer yang dalam waktu bersamaan mengerjakan tugas yang berbeda. Multitasking hanya berguna untuk hal-hal ringan, misalnya saat menonton televisi sambil makan, atau mandi sambil bernyanyi. Seperti pengalaman saya dimasa lalu saat satu pekerjaan dilakukan dengan konsentrasi, namun tiba-tiba perintah atasan untuk mengerjakan pekerjaan lain yang beliau anggap lebih penting, hingga meninggalkan pekerjaan sebelumnya. Dan bahkan beberapa menit setelahnya, saya diharuskan melakukan pekerjaan baru yang datang dari departemen lain, sehingga mengharuskan saya untuk menghentikan dua pekerjaan sebelumnya.

Tentu jika sering terjadi hal semacam ini akan menimbulkan tekanan bahkan sering merasa jenuh dengan kondisi dan pekerjaan. Hanya pikiran positif yang mampu bertahan dalam keaadaan tersebut yaitu sebuah tantangan dalam pekerjaan yang harus dilewati. Namun tidak akan baik untuk jangka panjang. Mulai dari segi produktifitas kerja yang akan menimbulkan kesalahan yang berulang-ulang hingga segi kesehatan yaitu timbulnya stress akibat pekerjaan.

Ada beberapa tips yang saya ambil dari beberapa sumber yang dapat kita biasakan untuk tidak multitasking, diantaranya :

• Saat membaca atau membuat laporan, hendaklah menjauh dari koneksi internet atau pun media sosial yang tidak berhubungan dengan pekerjaan.
• Jangan makan di meja kerja, karena akan mengingatkan Anda akan pekerjaan yang harus diselesaikan bahkan dapat menghentikan makan siang untuk melanjutkan pekerjaan.
• Buat setiap hari daftar pekerjaan pada hari itu, dan berikan tanda mana yang menjadi prioritas utama dan mana yang berikutnya. 
• Fokus pada pekerjaan yang menjadi prioritas untuk dikerjakan.
• Sempatkan waktu istirahat selama 15 menit baik pagi atau pun siang hari.
• Gunakan alat kerja atau pun aplikasi yang meringankan pekerjaan.

Jika kita tidak terbiasa dengan hal multitasking, maka tinggalkanlah, fokus pada satu pekerjaan dan hindari hal-hal yang mengganggu pekerjaan Anda. Mulailah mengerjakan pekerjaan yang memiliki prioritas yang tinggi baru dilanjutkan dengan prioritas yang berikutnya.

Semoga artikel ini bermanfaat..

By MEYF

^_^

~ THE LESSON FROM ANIMATION MOVIE : "RATATOUILLE" ~

Ratatouille...

Last time, I watched animation movie that gives inspire and motivation. Although I often watch this movie, but I never bored on watching it. This movie was launched in 2007. Its title is Ratatouille. This animation movie is about cooking and Ratatouille is a kind of special food from French.

In this movie tell about story of Remy, rat, it is gift a highly developed sense of taste and, Remy is able to distinguish food which one is good to eat and other not. Remy is able to cook as well. Remy lives with its family on the roof. And, daily Remy always watch idol chef, Gustaeu, when a homeowner watches a cooking shows. Remy has a dream to be a great and famous chef like Gustaeu. One day, when Remy take some food and ingredients there, a homeowner sees him, he tries to catch Remy, but Remy escape then caused leave its family. On the way, Remy tries to take a cook book of Gustaeu, and the end stranded in a large city of France in front of famous restaurant of Gustaeu.

This restaurant was a famous and favourite of people there. Then, one day Anto Ego, an observer food visited  Gustaeu Restaurant. He writes a high negative critical about this restaurant. After Gustaeu died, the reputation's restaurant was a setback.

In this restaurant, Remy starts to develop its skill through Linguini, a garbage boy there, but actually Linguini is a heir of this restaurant that is covered the truth by new manager of restaurant. Friendship between Remy and Linguini gave a positive success, Remy has the chance to develop its skill through Linguini. Remy controls Linguini like a robot through Remy's hair. Because of hard work and learning by doing, Linguini becomes a great chef and make delicious Ratatouille through control of Remy. Anton Ego, an observer food shock and he doesn't believe that Ratatouille is the same with his mom made. More customers come to this restaurant to eat this dish.

In this story, a manager cannot accept that Linguini have a great skill in cooking. One day, when Remy and his colony come to restaurant to take food there, they were caught. And, unfortunately Remy and Linguini live far away. Then government close that restaurant because of the healthy reason. Its is not decent if more rats in a restaurant.

This does not take a long time, friendship between Remy and Linguini make them see again. Anton Ego has great plan to make a new restaurant that will be managed by Linguini and Remy. This icon of new restaurant is rat. There will be built a restaurant and separate between rats and human restaurant.

May we see this movie is like entertainment animation and not in real life, this movie only entertains us with great animation and story. But it has more lesson that we can learn especially from Remy. This is not mean that we act like rat, but we learn from Remy's attitude, view and effort to pursuit dream.  This animation movie teach us about bravery, teamwork and self-confidence.

The bravery of Remy to pursuit dream to be a great chef. Remy is only rat, but it has big ambition to develop its skill. Although Remy has separated left with its parents, although Remy is only a rat of disgusting animal, but Remy is able to prove and develop its skill to pursuit dream. So whatever our condition, wherever we come from, whatever we look like, and whatever our background, but we certainly have unexpected skills that we can develop it. And, the bravery can make our dream come true.

In a team, whatever our condition that we face, bad or good things that we have, bad or good things that we meet, we cannot make a great team that can find a solution without good teamwork and positive mind. The weakness will be covered by strength of team members. So everything will be done perfectly.

The other lesson that we can learn from this movie is self-confidence. Never fear about our condition, performance and attitude or our character that other cannot accept or not like it. But we must be brave and confidence and believe that we have the excellence skills, we are able to do good things for success, and we are able to do what other cannot do.

The important thing is Remy has a dream and clear purpose to be great chef. Whatever obstacle will occur, Remy views it with bravery, confidence and positive. Don't let anyone define our limits because of where we come from. But only limit is our soul. (except Allah says something to happen).

by MEYF

^_^