Sedikit berbagi pengalaman kerja yang berkaitan dengan administrasi. Hal ini bisa diterapkan dalam kehidupan sehari-hari kita. Saat
saya pertama kali mulai menginjak dunia kerja di perusahaan beberapa tahun yang lalu, atasan selalu mengingatkan
untuk membuat tanda terima yang sudah ditandatangani setelah melakukan
transaksi atau kesepakatan dengan rekan kerja, klien atau pun pihak lainnya. Hal
ini terlihat sangat sepele namun memiliki pengaruh yang sangat besar, jika saat
ini tidak berguna namun waktu yang akan datang saat terjadi masalah yang
berkaitan maka tanda terima ini sangat bermanfaat, bahkan bisa membantu kita
untuk memecahkan masalah dari hal-hal yang tidak diinginkan.
Pada awalnya saya berpikir tidak ada gunanya untuk mengisi surat
tanda terima, karena pemikiran freshgraduate seerti saya saat itu adalah semua karyawan yang bekerja diperusahaan
besar adalah orang yang jujur, berkomitmen dan dapat dipercaya. Namun setelah
terjadi suatu masalah yang tidak dapat diselesaikan dengan pemikiran tersebut akhirnya saya membiasakan diri untuk menggunakan surat tanda terima setelah bertransaksi.
Setiap perusahaan memiliki format surat berbeda-beda yang sudah
ditetapkan. Namun jika tidak ada kita pun bisa membuat form sendiri sebagai
alat bantu kita dalam hal bertransaksi, dan jika ingin digeneralisasikan maka
harus ada izin dari perusahaan. Surat tanda terima sangat membantu kita saat
terjadi masalah atau konflik yang berkaitan dengan penerimaan dan penyerahan
barang. Surat ini juga dapat digunakan sebagai pengingat untuk melakukan
transaksi periode berikutnya. Dan sebaiknya masing-masing pihak memiliki surat atau
copy-an yang sudah ditandatangani setelah transaksi itu terjadi.
Saat menyerahkan sebuah dokumen kepada rekan kerja kita untuk
diproses, maka rekan kerja tersebut harus menandatangani pada kolom yang
tersedia sebagai bukti bahwa dia sudah menerima sejumlah dokumen, dan rekan
kerja berhak untuk melakukan pengecekan kembali. Dan kita sebagai pemberi dokumen pun wajib mencantumkan nama dan tanda tangan.
Jika surat tersebut akan kembali ke kita setelah diproses, kita harus mengisi pada form penerimaan barang/dokumen sebagai bukti bahwa kita sudah menerima kembali dokumen tersebut, sehingga jika suatu saat terjadi hal yang
tidak diinginkan seperti dokumen yang hilang, maka dari surat tanda terima
dapat memberikan keterangan kapan dan siapa terakhir kali menangani dokumen
tersebut. Apakah dokumen hilang akibat
ketelodoran dari pihak kita atau pihak rekan yang menerima dokumen.
Kasus lain adalah saat pengecekan sejumlah barang yang masuk. Setelah
melakukan sejumlah kesepakatan atau transaksi dengan pihak pengirim baik dalam
hal jenis dan jumlah barang, kapan barang dikirim serta spesifikasi lainnya.
Pihak luar memberikan keterangan jelas dan detail, sehingga saat barang
tersebut datang, maka kita wajib melakukan cek ulang untuk melihat keakuratan
dengan surat sebelumnya. Jika sudah sesuai, beri tanda tangan di kolom yang
disediakan, namun jika tidak, kita bisa mengajukan komplain kepada pihak pengirim.
Dan jika terjadi penyelundupan barang maka tanda terima ini sangat berguna
sebagai bukti tertulis yang kuat.
Pada surat tanda terima tercantum jenis dan jumlah barang yang
diserahterimakan, tanggal berapa diserahkan atau diterima, kepada siapa
diserahkan, dan siapa yang menyerahkan, tujuan atau keterangan lain yang
diperlukan. Hal terpenting adalah tanda tangan sebagai bukti kuat kesepakatan
atau transaksi. Tanda tangan dalam surat tanda terima tidak boleh dibohongi,
jika ada kecurangan maka perusahaan akan memberikan sanksi.
Surat tanda terima sebagai bentuk tertulis nyata dan pasti serta
ditandatangani oleh dua belah pihak atas kesepakatan atau transaksi yang
terjadi dalam serah terima barang/dokumen. Kunci utama jika terjadi kesalahan
dalam transaksi/kesepakatan, bukan berarti sebagai alat untuk memojokkan pihak
lain, namun sebagai alat bantu dalam memecahkan solusi jika terjadi kehilangan
atau kegagalan proses. Jadi biasakan menggunakan surat tanda terima setiap
melakukan transaksi baik berupa uang, barang atau pun dokumen sebagai bentuk
kesepakatan penyerahan dan penerimaan barang tersebut.
by MEYF